Notatka służbowa to dokument o charakterze formalnym, służący do wewnętrznej komunikacji w przedsiębiorstwach, urzędach czy instytucjach. Eksperci prawa pracy jasno wskazują, że przedmiotem notatki mogą być tylko zdarzenia, mające wpływ na wykonywane w ramach stosunku pracy obowiązki. Uznawane jest za niezgodne z prawem zawarcie w notatce służbowej informacji obraźliwych, nieprawdziwych lub nie mających powiązania z przebiegiem zatrudnienia.

Co na ten temat mówi Kodeks Pracy?

W Kodeksie pracy nie znajdziemy regulacji dotyczących notatek służbowych. Jedyne wzmianki znajdują się w przepisach wykonawczych Kodeksu, które nakładają na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji w kwestiach dotyczących stosunku pracy. Dodatkowo Sąd Najwyższy wypracował trzy zasady tworzenia notatek służbowych:

– Pracownik musi wiedzieć o każdej sporządzonej notatce służbowej na jego temat

– Pracownik musi mieć wgląd do notatek służbowych wykonanych na jego temat

– Pracownik może żądać włączenia notatek służbowych do jego akt osobowych

Kiedy stosuje się notatkę służbową?

Notatkę służbową stosuje się zazwyczaj w dwóch sytuacjach. Pierwsza z nich – negatywna, to argumentacja nałożonej na pracownika kary, druga – pozytywna, służąca do umotywowania przyznanego awansu lub nagrody zatrudnionej osobie.

Gdzie i jak długo przechowywać notatki służbowe?

Zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego (I PK 222/10) z dnia 16 czerwca 2011 r. można założyć, że notatki służbowe trzeba dołączyć do akt osobowych, tylko w momencie, gdy została pracownikowi wymierzona kara porządkowa. W innych sytuacjach notatki nie mają prawa znajdować się w teczce pracownika. Dodatkowo wg Kodeksu pracy notatka służbowa argumentująca nałożoną na pracownika karę, musi zostać zniszczona po roku nienagannej pracy. Po takim czasie uważa się, karę porządkową za niebyłą, a co za tym idzie usuwa się z akt osobowych wszystkie dokumenty potwierdzające fakt jej wymierzenia.